BAB 1. PENDAHULUAN
1. 1
Latar
Belakang
Arsip merupakan sumber sejarah yang penting bagi seorang sejarahwan ketika
hendak menulis sejarah (Historiografi). Dengan memepelajari arsip, 50 % data
yang dikehendaki dalm penulisan, hal ini dikarenakan arsip memiliki sifat yang
objektif.
Seperti yang diketahui, salah satu jenis arsip adalah arsip dinamis aktif.
Arsip dinamis aktif adalah jenis arsip yang umumnya intensitas pemakaiannya
cukup tinggi. Arsip mempunyai peranan yang sangat penting bagi sebuah kantor,
maka keberadaan arsip perlu mendapatkan perhatian khusus sehingga keberadaan
arsip pada sebuah kantor benar-bear menunjukakkan peran yang sesuai dan dapat
mendukung penyelesaian pekerjaan yang dilakukan semua personil dalam kantor
tersebut.
Sayangnya, kesadaran akan pentingnya memelihara arsip-arsip belum
signifikan. Arsip dibiarkan tercecer dimana-mana tanpa pengelolaan yang
terstruktur dan rapi. Sehingga seringkali arsip sulit ditemukan saat
diperlukan. Oleh karena itu, dalam makalah ini, akan dibahas mengenai prosedur
penyimpanan dan peminjaman arsip dinamis aktif.
1. 2
Rumusan
Masalah
Berdasarkan latar
belakang yang telah dipaparkan, penulis mengambil beberapa rumusan masalah,
yaitu :
1.2.1
Bagaimana definisi
arsip dinamis aktif?
1.2.2
Apakah manfaat arsip
dinamis aktif?
1.2.3
Bagaimana prosedur
peminjaman arsip dinamis aktif?
1.2.4
Bagaimana prosedur
penyimpanan dan pemeliharaan arsip dinamis aktif?
1. 3
Tujuan
Berdasarkan rumusan
masalah yang telah diambil, penulis menetapkan tujuan-tujuan penulisan sebagai
berikut:
1.3.1
Untuk mengetahui
definisi dari arsip dinamis aktif;
1.3.2
Untuk mengetahui
manfaat keberadaan arsip dinamis aktif;
1.3.3
Untuk mengetahui
prosedur peminjaman arsip dinamis aktif;
1.3.4
Untuk mengetahui
prosedur penyimpanan dan pemeliharaan arsip dinamis aktif.
1. 4
Manfaat
Agar menambah pengetahuan
mengenai kearsipan dan dokumentasi, terutama mengenai prosedur peminjaman,
penyimpanan, dan pemeliharaan suatu arsip dinamis aktif.
BAB
2. PEMBAHASAN
2. 1
Definisi Arsip Dinamis Aktif
Istilah arsip berasal dari bahasa Yunani Archaios yang berarti lama, kuno,
namun arsip mempunyai makna sebagai power atau kekuasaan (Arche). Dari kata Arche jadi kata Archeion atau Archivum
(bahasa Latin), yang berarti
gedung pemerintahan, tempatnya para penguasa itu berada. Lama-lama Archium
tidak hanya berarti gedungnya saja, tetapi isi dari apa yang terdapat dalam
gedung/disimpan dalam gedung itupun dinamakan arsip. Jadi tidak heran awam
selalu beranggapan bila mendengar istilah arsip yang terlintas dalam benaknya
adalah kertas-kertas yang sudah lama/kuno.
Sedangkan menurut Kamus Administrasi Perkantoran (Agus Sugiarto, Teguh W
dalam Manajemen Kearsipan Modern 2005:5) arsip adalah kumpulan dokumen yang
disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap
kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Menurut pengertian tersebut
tersebut, dokumen yang selanjutnya disebut arsip harus memenuhi syarat-syarat
sebagai berikut :
a. Dokumen
tersebut harus masih mempunyai kegunaan;
b. Dokumen
tersebut harus disimpan secara teratur dan berencana, dan;
c. Dokumen
tersebut dapat ditemukan dengan mudah dan cepat apabila diperlukan kembali.
Arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis karena
mempunyai suatu kegunaan agar sertiap kali diperlukan dapat secara cepat
ditemukan kembali.
Pengertian arsip menurut Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang
“KETENTUAN POKOK KEARSIPAN” pada Bab I Pasal I:
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh
lembaga-lembaga negara badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintahan.
2. Naskah-naskah
yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau perorangan dalam
bantuk sorak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, pelaksanaan
kehidupan kebangsaan.
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa arsip adalah setiap catatan yang
tertulis, tercetak atau ketikan, dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang
mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi informasi, yang
terekam pada kertas (kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip, mikro
film), media computer (pita tape, piringan, rekaman, disket), kertas photo copy
dan lain-lain.
Dari beberapa definisi tersebut, arsip dibedakan menurut fungsinya menjadi
dua golongan, yaitu arsip dinamis dan
arsip statis. Arsip dinamis adalah
arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan
secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Arsip dinamis juga
berarti informasi terekam, termasuk data dalam sistem komputer, yang dibuat
atau diterima oleh organisasi dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima
atau diterima oleh organisasi dalam melakukan aktivitas. Karena masih digunakan
secara langsung dalam melakukan aktivitasnya. Karena masih digunakan secara
langsung dalam kegiatan organisasi, maka arsip dinamis dan dikelola untuk
mendukung aktivitas organisasi. Arsip dinamis harus memenuhi syarat yang
ditentukan, lengkap, cukup, bermakna, komprehensif, tepat dan tidakan melanggar
hukum. Adapun bentuk arsip dinamis dapat berupa: kertas, mikrofilm, atau media
elektronik, peta, cetak biru, gambar, foto, data dari sistem komputer, audio
dan video, dokumen tulisan tangan, formulir, dan sebagainya. (Agus Sugiarto,
Teguh W, 2005:6)
Arsip dinamis, yaitu arsip yang digunakan secara langsung dalam
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau
dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. di dalam Undang-Undang Pokok Kearsipan No. 7
Tahun 1971 ditegaskan bahwa arsip dinamis sifatnya tertutup. Artinya bahwa
arsip dinamis tidak dapat diketahui oleh pihak lain yang tidak berhak. Ini
berbeda dengan arsip yang telah mencapai masa statis yang sifatnya terbuka.
(Boedi Martono, 1997: 21)
Arsip dinamis dibedakan sebagai berikut:
1) Arsip aktif, yaitu arsip yang dipergunakan
secara terus menerus dalam kegiatan kantor, Arsip dinamis aktif adalah arsip
yang masih berada di kantor, baik kantor
pemerintah, swasata atau organisasi kemasyarakatan karena masih dipergunakan
secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan dan kegiatan administrasi
lainnya.
2) Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi
penggunaannya sudah menurun, tetapi kadang-kadang masih diperlukan,
3) Arsip inaktif, yaitu arsip dinamis yang sudah
sangat jarang digunakan.
Secara garis besar sistem kearsipan dinamis
yang dikembangakan adalah sebagai berikut :
a. Pengurusan Surat
(Mail Handling) dimana pengendalian
surat dilkukan dari tahap penciptaanya samapia dengan penyimpanannya dalam
suatu sistem pemberkasan yang logis dan sistematis. Pada sub sitem ini tampak
adanya peneyerdehanaan pengendalain surat yang penting saja dan prosedur
penyampaian ke meja kerja secara cepat,
b. Penataan
berkas dan penemuan kembali arsip dengan berpedoman pada indeks dan pola
klarifikaso bagi arsip diatur atas dasar sistem masalah (Subject Filing System). Sehingga arsip akan terorganisir secara
sistematis. Prinsip utama pada penataan berkas ini adalah agar arsip memberkas
secara benara sehingga mudah , lengkap cepat, dan daap diketamukan. Pada
pemberkasaan ini baru mencangkup arsip korespondensi, mengingat bahwa arsip
dalam bentuk surat paling bnyak yang tercipta.
c. Pemeliharaan
dan pengamanan arsip, agar arsip terpelihara hingga arsip dapat didayagunakan
bagi pelaksanaan pekerjaan organisasi.
d. Penyusutan
arsip, yang berpedoman pada jadwal retensi arsip yang merupakan kebijaksanaan
jangka waktu penyimpanan arsip serta penentuan jangka hidup arsip. (Budi
Martono, 1997:23)
Untuk mengkatagorikan suatu arsip sebagai arsip dinamis aktif, maupun arsip
dinamis inaktif, maka perlu dilakukan pengitungan angka pemakaian arsip dan
juga jadwal retensi.
a. Angka Pemakaian Arsip
Untuk dapat menyusut
dan memindahkan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan perlu ditetapkan
angka pemakaian arsip yang merupakan angka prosentase sebagai perbandingan
atara jumlah permintaan arsip untuk digunakan kembali dengan jumlah seluruh
arsip yang berada dalam penyimpanan. Makin besar angka pemakaian berarti makin
banyak arsip yang secara langsung digunakan untuk pelaksanaan tugas
sehari-hari, berarti belum perlu melakukan penghapusan karena arsip tersebut
masih aktif.
b. Jadwal Retensi
Jadwal retensi adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu
atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang
penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, permanenkan yang
dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. Dengan demikian
jadwal retensi merupakan suatu daftar yang menunjukkan:
i
Lamanya masing-masing arsip disimpan
pada file active (satuan kerja), sebelum dipindahkan ke puat
penyimpanan arsip (file in ative).
ii
Jangka waktu
penyimpanan masing-masing atau sekelompok arsip dimusnahkan ataupun dipindahkan
ke Arsip Nasional.
Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip
(retensi arsip) ditentukan atas dasar nilai kegunaan tiap-tiap berkas. Untuk
menjaga obyektivitas dalam menentukan nilai kegunaan tersebut, jadwal retensi
arsip disusun oleh panitia yang terdiri dari pejabat yang benar-benar memahami
kearsipan, fungsi dan kegiatan kantor atau organisasinya masing-masing.
2. 2 Manfaat
Arsip Dinamis Aktif
Arsip mempunyai peranan yang sangat
penting bagi sebuah kantor, terutama arsip dinamis aktif, maka keberadaan arsip
perlu mendapatkan perhatian khusus sehingga keberadaan arsip pada sebuah kantor
benar-benar menunjukakkan peran yang sesuai dan dapat mendukung penyelesaian
pekerjaan yang dilakukan semua personil dalam kantor tersebut.
Menurut Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono
ada beberapa kegunaan arsip yaitu:
1. Arsip sebgai sumber ingatan atau memori
Arsip yang disimpan merupakan bank data
yang dapat dijadikan pencarian informasi apabila diperlukan. Dengan demikian
kita bisa mengingat atau menemukan kembali informasi-informasi yang terekam
adalam arsip tersebut.
2. Arsip sebagai bahan pengambil keputusan. Pihak manajemen dalam kegiatannya tentunya memerlukan
berbagai data atau informasi yang akan digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam
pengambilan keputusan. Data dan informasi tersebut dapat ditemukan dalam arsip
yang disimpan dalam berbagai media elektronik maupun non elektronik.
3. Arsip sebgai bukti legalitas. Arsip yang dimiliki organisasi memiliki
fungsi sebgai pendukung legalitas atau bukti-bukti apabila diperlukan.
4. Arsip sebagai rujukan historis. Arsip merekam informasi masa lalu dan
menyediakan informasi untuk masa yang akan datang. Sehingga arsip dapat
digunakan sebgai alat untuk mengetahui perkembangan sejarah dinamika kegiatan
organisasi.
Tidak semua arsip mempunyai kegunaan
yang sama, setiap arsip punya kegunaan yang berbeda-beda. Guna lain dari arsip
adalah sebagai alat ukur kegiatan organisasi dan sebagai sumber ilmu
pengetahuan.
2. 3
Prosedur
Peminjaman Arsip Dinamis Aktif
Peminjaman arsip adalah keluarnya arsip
dari file karena dipinjam baik oleh atasan sendiri, teman
seunit kerja, ataupun oleh kolega sekerja dari unit kerja lain dalam
organisasi. Karena arsip tersebut dipinjam sehingga tidak berada pada tempatnya,
maka perlu adanya pencatatan supaya petugas arsip dapat mengetahui
dimana arsipnya berada, siapa yang menggunakan, kapan dipinjam dan bilamana
harus dikembalikan.
Arsip dinamis aktif bersifat tertutup,
oleh sebab itu perlu diatur atau ditentukan prosedur atau tata cara
peminjamannya baik untuk keperluan intern maupun ekstern organisasi. Pencatatan
tentang peminjaman arsip hendaknya dilakukan dengan menggunakan
formulir khusus yang disebut bon pinjam atau out-slip atau
lembar peminjaman arsip
Dalam penggunaan buku peminjaman,
diperlukan format peminjaman buku yang mencangkup data-dat tentang peminjaman
arsip. Data yang diperlukan berupa: tanggal peminjaman, identitas peminjam,
data arsip yang dipinjam, lama peminjaman, tanda tangan peminjam, tanggal kembali,
tanda tangan penerima arsip.
Format Dalam Buku Peminjaman (Agus Sugiarto dan Teguh W (2005:96)
No.
|
Tanggal
Pinjam
|
Data Arsip Yang Dipinjam
|
Tanda Tanga Peminajam
|
Tanggal Kembali
|
Tanda Tangan Penerima
|
|
Indeks
|
Subyek
|
|||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Pencatatan dengan menggunakan buku
peminjaman akan efektif apabila frekuensi pemunjaman tidak terlalu tinggi, dan
dengan julah peminjam yang tidak terlalu banyak. Tetapi apabila frekuensi
peminjaman tinggi dan jumlah peminjam sangat banyak, peran buku peminjaman
kurang dapat membantu dalam hal pelacakan suatu arsip yang dipinjam dan
pengendalian peminjaman. Karena urutan buku peminjaman didasarkan pada urutan
tanggal pinjam atau secara kronoogis.
Apabila frekuensi peminjaman tinggi dan
jumlah peminjam banyak, pencatatan melalui formulis peminjaman lebih efektif,
karena dengan formilit peminjaman petugar arsip memliki informasi yang lengkap
baik dimeja petugas maupun dalam tempat penyimpanan. Formulis peminjaman dibuat
dengan kertas berukuran 15cm x 10 cm. Informasi atau data yang ada didalamna
adalah : Indeks, Subyek, Identitas Peminjam, Tanggal Peminjaman, Tanggal
kembali, tanda tangan peminjam, tanda tangan penerima
Format Formulir Peminjaman (Agus Sugiarto dan Teguh W (2005:97)
FORMULIR PEMINJAMAN ARSIP
PT. SEJAHTERA
JAKARTA
|
|||
Indeks
|
|
Tanggal
Kembali
|
|
Subyek
|
|
Tanggal
Arsip
|
|
Nama
Peminjam
|
|
Paraf
Petugas
|
|
Unit kerja
|
|
Keterangan
|
|
Tanggal Pinjam
|
|
Catatan : Formulir dibuat rangkap 2
Rangkap 1 Untuk Petugas
Rangkap 2 untuk tempat peminjaman
|
|
Paraf
peminjam
|
|
Sedarmayanti mengemukakan lembar
peminjaman arsip diisi rangkap 3 dengan fungsi masing-masing yaitu sebagai
berikut:
1. Lembar peminjaman arsip I (putih). Disimpan oleh penyimpan arsip
berdasarkan tanggal pengembalian arsip, berfungsi sebgai bukti peminjaman.
2. Lembar peminjaman arsip II (hijau). Oleh penyimpan arsip diletakkan
ditempat arsip yang dipinjam, berfungsi sebagai arsip yang dipinjam.
3. Lembar peminjaman arsip III (biru). Disertakan pada peminjam.
2. 4
Prosedur
Penyimpanan Arsip Dinamis Aktif
Sistem
penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan untuk penyimpanan warkat agar
kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah
disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu
diperlukan.
Amsyah
(1998:71) Sistem penyimpanan pada prinsipnya adalah menyimpan berdasarkan kata
tangkap (caption) dari
warkat yang disimpan baik berupa huruf maupun angka yang disusun menurut urutan
tertentu. Pada dasarnya ada dua jenis urutan yaitu:
(1)
Urutan Abjad (Alphabetical Filing System), Urut
abjad terdiri atas 3 sistem penyimpanan, yakni: a) Sistem Abjad, b) Sistem
Geografis (Geographical Filing System), c)
Sistem Subyek (Subject Filing System).
(2) Urutan Angka (Numerical Filing System), yang terdiri
atas: a) Sistem numeric (Numerical Filing System), b) Sistem
Kronologis ( Chronological Filing System).
Menurut Amsyah (2003:71) “Sistem penyimpanan arsip
adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja
penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat
dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan”.
Sistem penyimpanan arsip dapat dibedakan menjadi :
a ) Sistem
Kronologis adalah sistem penyimpanan warkat yang didasarkan kepada urutan waktu
surat diterima atau waktu dikirim keluar.
b ) Sistem abjad, sistem abjad ada dua macam
susunan penyimpanan, yaitu : susunan abjad dan susunan nomor.
c ) Sistem nomor yaitu sistem penyimpanan warkat
yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau nama badan.
d ) Sistem
geografis adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada pengelompokan
menurut nama tempat.
e ) Sistem
Subjek adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada isi dari
dokumen bersangkutan. Isi dokumen sering juga disebut sebagai perihal, pokok
masalah, pokok surat atau subjek.
2. 5
BAB
3. PENUTUP
3.1
Kesimpulan
3. 1. 1
Dinasti
Chou didirikan oleh keluarga Ji dan pada zaman Pemerintahan Dinasti Xia
bertugas sebagai Pejabat yang mengurusi Sektor Pertanian. Orang-orang Chou baru
berhasil merebut kekuasaan Dinasti Shang pada 1222/1223 SM ketika Chou dibawah
pimpinan Wu Wang (anak dari Wen Wang), dan selanjutnya mendirikan Dinasti Chou.
3. 1.
2
Oleh
karena pemindahan ibukota oleh Ji Yijiu dari Haojing ke Luoyang (untuk
menghindari serangan bangsa barbar), para sejarahwan kemudian membagi Dinasti
Chou menjadi Dinasti
Chou Barat dan Chou Barat.
3. 1.
3
Dinasti Chou pecah
menjadi beberapa negara kecil-kecil yang bertempur satu sama lainnya. Zaman ini
kemudian terkenal sebagai Zaman Negara-negara Berperang, di mana kemudian
diakhiri dengan penyatuan Cina di bawah Dinasti Qin.
3. 1.
4
Dinasti
Chou memiliki Tata Kenegaraan yang lengkap, memiliki sistem kepegawaian yang
jelas, Sistem Militer, Sistem Kehukuman, Sistem Pertanahan, Sektor Pertanian, Kerajinan tangan,
Perdagangan dan Ilmu Pengetahuan berkembang dengan cepat. Pada zaman tersebut
sudah terdapat Pejabat yang khusus dalam bidang Astrologi dan mencatat sistem
penanggalan (Sistem Kalender).
3.2
Saran
Bagi pemerintah,
sebaiknya belajar dari China bagaimana mereka memperhatikan sejarah negerinya
dengan tulisan sejarah.
Bagi mahasiswa
dan masyarakat, banyak hal positif yang dapar dijadikan pelajaran diantaranya
mengenai contoh-contoh pemimpin yang membawa kemaslahatan dan pemimpin-pemimpin
yang membawa pada kemunduran. Hendaknya perjalanan sejarah China khususnya Dinasti
Chou dapat dijadikan renungan untuk masa depan.
DAFTAR BACAAN
Martono, Boedi.
1997. Arsip Korespondensi : Penciptaan
dan Penyimpanan. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan
Sugiarto, Agus.
Teguh Wahyono. 2005. Manajemen Kearsipa
Modern : dari konvensional ke basis Komputer. Yogyakarta: Gava Media
Nama
|
Gelaran
|
Masa
pemerintahan
|
Panggilan
|
Ji Fa
|
Wuwang
|
||
Ji Song
|
Chengwang
|
||
Ji Zhao
|
Kangwang
|
||
Ji Xia
|
Zhaowang
|
||
Ji Man
|
Muwang
|
||
Ji Yihu
|
Gongwang
|
||
Ji Jian
|
Yiwang
|
||
Ji Pifang
|
Xiaowang
|
||
Ji Xie
|
Yiwang
|
||
Ji Hu
|
Liwang
|
||
|
Gonghe (masa
peralihan)
|
||
Ji Jing
|
Xuanwang
|
||
Ji
Gongsheng
|
Youwang
|
||
LAMPIRAN 1
Daftar Raja-Raja Dinasti Chou Barat
1.1 Tabel Daftar Raja-Raja Dinasti Chou Barat
LAMPIRAN 2
Daftar Raja-Raja Dinasti Chou Timur
Nama
|
Gelaran
|
Masa
Pemerintahan
|
Panggilan
|
Ji Yijiu
|
Pingwang
|
||
Ji Lin
|
Huanwang
|
||
Ji Tuo
|
Zhuangwang
|
||
Ji Huqi
|
Xiwang
|
||
Ji Lang
|
Huiwang
|
||
Ji Zheng
|
Xiangwang
|
||
Ji Renchen
|
Qingwang
|
||
Ji Ban
|
Kuangwang
|
||
Ji Yu
|
Dingwang
|
||
Ji Yi
|
Jianwang
|
||
Ji Xiexin
|
Lingwang
|
||
Ji Gui
|
Jingwang
|
||
Ji Meng
|
Daowang
|
||
Ji Gai
|
Jingwang
|
||
Ji Ren
|
Yuanwang
|
||
Ji Jie
|
Zhendingwang
|
||
Ji Quji
|
Aiwang
|
||
Ji Shu
|
Siwang
|
||
Ji Wei
|
Kaowang
|
||
Ji Wu
|
Weiliewang
|
||
Ji Jiao
|
Anwang
|
||
Ji Xi
|
Liewang
|
||
Ji Bian
|
Xianwang
|
||
Ji Ding
|
Shenjingwang
|
||
Ji Yan
|
Nanwang
|
||
|
Huiwang
|
2.1 Tabel Daftar Raja-Raja Dinasti Chou Timur
Tidak ada komentar:
Posting Komentar